Med smart bruk av digitale verktøy fikk barnehageansatte mer tid til barna

Barnehageansatte i bydel Gamle Oslo brukte opptil 40 prosent av tiden sin på administrative oppgaver. Nå gjør bruk av digitale verktøy at de får mer tid sammen med barna.

– Vi har de hendene og timene vi har, og da må vi bruke dem på en måte som sikrer både barna og de ansatte best mulig, sier Gro Eilei Bøe, avdelingsdirektør for oppvekst i Bydel Gamle Oslo. 

Å være pedagogisk leder i en barnehage er krevende. Du skal være til stede for barna, og sikre et trygt, godt og lærende miljø. Samtidig kommer jobben med en rekke administrative oppgaver.  

Det innebærer alt fra å følge opp foreldre og håndtere bemanning til å svare på henvendelser fra kommunen og holde hverdagen i barnehagen flytende. 

– Undersøkelser har vist at pedagogiske ledere kan bruke så mye som 30 til 40 prosent av arbeidsdagen på administrasjon, sier Anders Eide, assisterende enhetsleder for barnehagene i Gamle Oslo.  

Mye av tiden går til å navigere i en jungel av ulike apper, fagsystemer, intranett, for ikke å snakke om fysiske dokumenter og ringpermer. 

– Dette er tid som kunne vært brukt med barna. Derfor har vi jobbet målrettet med å gjøre det administrative enklere, slik at de ansatte kan bruke mer tid på det som faktisk betyr noe. 

Løsningen? Smartere bruk av data og digitale verktøy.  

Han forteller at bydelen og barnehagene har jobbet langsiktig med digital infrastruktur, opplæring og innsamling av data.  

– Målet har vært å gå fra å synse og anta til å vite og ta databaserte beslutninger der det er mulig.  

– Målet har vært å gå fra å synse og anta til å vite og ta databaserte beslutninger der det er mulig, sier sier Anders Eide, assisterende enhetsleder for barnehagene i Gamle Oslo. (Foto: Oslo kommune)

Innførte Teams som felles plattform 

I dag har de ansatte i barnehagen tilgang til dashbord som gir oversikt over alt fra sykefravær og bemanning – samt at man kan se sammenhenger mellom fravær, trivsel og behovet for vikarer. 

Dette er takket være et godt forarbeid. Det begynte i 2023 da barnehagene innførte Teams og Sharepoint som en felles plattform for samhandling.  

Utstyr ble kjøpt inn, og det ble satt av ressurser til opplæring for bydelens nærmere 500 barnehageansatte.  

Et viktig grep var at en pedagogisk leder selv sto for opplæringen og implementeringen.  

– Dette er en person som kjenner hverdagen i barnehagen og som vet hvor skoen trykker. Det har vært et suksesskriterium i å få verktøyene faktisk tatt i bruk, sier Gro Eilei Bøe, avdelingsdirektør for oppvekst i Bydel Gamle Oslo.  

– Samtidig var det viktig at innføringen av Teams ikke skulle bli nok en ting, men heller en felles inngangsportal til andre systemer.  

Data gir ny innsikt 

Eide forteller at smart bruk av data reduserer tiden de ansatte bruker på administrative oppgaver og frigjør tid som kan brukes til det som er deres kjerneoppgave.  

Han trekker frem logistikken rundt vikarbruk som et eksempel – en kjent tidstyv i barnehagene.  

– Kan dataene vi samler inn om vikarbruk sees i sammenheng med barnas fravær? Henger det sammen – eller vil det være en løsning å flytte på ressurser internt?  

– Kanskje vi til og med etter hvert kan begynne å se på automatisk tilkalling av vikarer ved behov?  

Dataene de samler inn kan også gi innsikt i hvordan ulike tilbud brukes – og om de faktisk når målgruppen. 

– Vi har for eksempel sett på hvem som bruker tilbudet om åpen barnehage, sier han. 

Mange har vært bekymret for at tilbudet først og fremst ble brukt av ressurssterke familier. Men ved å analysere registrerte postnumre i Power BI kunne de fastslå at åpen barnehage også traff brukere fra utsatte områder. 

– Det bekreftet at vi bruker ressursene riktig, sier Eide. 

Utvikler lavkodeløsninger  

For å samle inn dataene, har bydelen utviklet en rekke lavkodeløsninger. Dette er brukervennlige systemer som erstatter tidkrevende skjemaer og manuelle prosesser. 

– Tidligere var mye av rapporteringen tungvint og tidkrevende. Nå har vi for eksempel laget en app som gjør det enklere å registrere og analysere CLASS-vurderinger, sier Eide.  

CLASS er en metode som brukes for å måle kvaliteten i relasjonen mellom barn og ansatte. Før måtte barnehagene levere disse målingene som excel-skjemaer.   

– Nå kan vi sortere, filtrere og se utvikling over tid, alt i én løsning. Det gir oss et helt annet beslutningsgrunnlag. Vi kan også sammenligne disse dataene med andre datakilder og se nye sammenhenger, sier han. 

Alle disse løsningene bygger på en felles dataplattform på tvers av Oslo kommune kommunen, nemlig Microsoft Fabric.  

Microsoft Fabric er en skybasert plattform som samler, strukturerer og analyserer store mengder data på tvers av systemer.  

– Det gir oss bedre kvalitet på dataene, og vi kan koble sammen informasjon på en måte som gjør det enklere å ta gode beslutninger, sier Eide. 

Ikke minst er Fabric egnet for mer avansert bruk av data, slik som trening av KI-modeller, prediksjon og automatisering.  

– Handler ikke om å jobbe mer, men smartere  

Dette er viktig, for det er en kjennsgjerning at økonomien i kommunesektoren generelt og blant kommunale barnehager spesielt, er presset.  

Barnehagesektoren har i stor grad blitt drevet på omtrent samme måte i 20–30 år. Da er det nødvendig å tenke nytt, sier Bøe.  

– Skal man opprettholde kvaliteten på tilbudet, samtidig som kostnadene holdes under kontroll, må ressursene brukes mer effektivt.  

– Det handler ikke om å jobbe mer, men å jobbe smartere. Vi har de hendene og timene vi har, og da må vi bruke dem på en måte som sikrer både barna og de ansatte best mulig. Her ser vi hvordan smart bruk av data og nye teknologier som kunstig intelligens kan spille en rolle, sier hun.  

– Det gir oss mulighet til å planlegge bedre, fordele ressursene mer treffsikkert og sikre at vi bruker pengene der de gir mest verdi – for barna og de ansatte.  

Hun understreker også viktigheten av den økonomiske støtten de har fått fra Delprogram oppvekst og utdanning i områdesatsingene i Oslo.  

– Disse midlene har gitt oss innovasjonsmuskler for å teste nye løsninger. Samtidig var det avgjørende at bydelen selv kunne stille med innovasjonskompetanse og jobbe målrettet med å ta i bruk nye løsninger over tid.